Три кита современного офиса: Slack, Asana и Google Docs


Планирование и разверстывание задач

«Таск-менеджер» — выравниватель задач — незаменим для распределения задач в команде. Кто над чем работает, вона ТЗ, какие сроки сдачи, не затянул ли соработник с задачами… То, что раньше нужно было писать от шуршики, размножать в специальном документе или окольцовывать на доске, теперь делается в одной программе.

Программ для планирования задач — великое множество. У каждой, само на вывеску, есть приманка плюсы и крайность. Вотан из самых популярных «таск-менеджеров» — Asana — не имеет ничего общего с йогой, хотя подобно вышеупомянутой помогает сохранить нервные клетки.

Asana устанавливается как на ПК, так и на мобильные устройства всех систем, впрочем есть и в браузерной версии. Внутри планировщика можно создавать отдельные проекты, присваивать конкретные задачи отделам или сотрудникам, а опять же устанавливать дедлайны. Интерфейс программы позволяет делать некоторые задачи скрытыми или доступными только избранному кругу юзеров.

А поговорить?

Asana, как и многие ее собратья, с лёгкостью интегрируется в Slack — виртуальное офисное протяженность, удобное как для общения с сотрудниками «на удаленке», так и внутри обычного коллектива.

На первый взгляд Slack напоминает старые добрые всемирная паутина-чаты. Под каждый управление или расчет можно создать свой канал, доступ сотрудников к тем или иным чатам присваивается индивидуально. В связке с Asana сотрудники получают уведомления о получении новой задачи, или, вот хоть, поправки и критические замечания по проекту.

Slack опять же позволяет создавать аудио-конференции, чтобы голосом прояснить необходимые вопросы, так что вполне заменяет на вывеску как текстовые мессенджеры, так и Skype, а из чего следует, все пролетариат молва будут состредоточены в одном месте. Драйвер без проблем устанавливается на windows, ios и Android, работает в окне браузера… Хороший способ никогда не терять взаимоотношения с сотрудниками.

Спасем лес!… и word

Итак, у нас есть выравниватель задач и инструмент коммуникации с сотрудниками. Осталось вынести постановление вопрос документооборота. Конечно, в некоторых случаях невозможно обойтись без физической бумажной документации. Но в процессе работы бесконечные текстовые файлы и бумажные листы может заменить возможный MS Office.

Google Docs — это старый добрый по всем статьям знакомый «офис» онлайн. Здесь и Word, и Exel под кодовым названием Google Sheets.

Зачем? Во-первых, обслуживание работы с документацией в Google совершенно бесплатный. Во-вторых, только в виртуальном документе могут одновременно работать несколько человек. Вычитывать, вносить правки, изменять важные пункты — не важно, сидите ли вы с коллегами на расстоянии вытянутой шуршики или в разных концах планеты, вы можете работать над одним и тем же документом.

Наверняка вы уже догадались, что Google Docs с легкостью привязывается к вышеупомянутым «таск-менеджеру» и «онлайн-офису». К выполненным задачам в Asana можно прикреплять готовые документы, к свежим таскам — текстовое ТЗ, ну а Slack с легкостью передаст ссылку на нужный требование дальше.

Не имеет смысл волноваться о безопасности: кто сможет испытать ваши виртуальные папки — решать вам. Google позволяет выдать доступ как отдельным людям, так и по специально созданной ссылке.

Что еще?

Описанные выше программы не единственные в своем роде. И чем именно пользоваться — дело вкуса. Самое главное — не забывайте о безопасности и отдавайте предпочтительность программам с двухфакторной авторизацией. Это ПО, которое для использования требует не только ввести логин и пропуск, но и специальный код, который приходит в виде SMS или цифр в специальном приложении та телефоне. Подобные мелочи сохранят конфиденциальность ваших дел.

Три кита современного офиса: Slack, Asana и Google Docs

Запись опубликована в рубрике Без рубрики с метками , , , , , , , . Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Добавить комментарий